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¿Qué cuadrante incluye las cosas que son urgentes pero no importantes es el cuadrante del engaño?

Ejemplos de actividades del cuadrante 1

La matriz de gestión del tiempo te ayudará a identificar a qué dedicas realmente tu tiempo. Es una herramienta especialmente útil si quieres saber cómo priorizar el trabajo, las funciones personales, los objetivos y los compromisos.

Popularizada por el difunto Stephen R. Covey, se basa en la idea de que todo tu tiempo se gasta en una matriz de cuatro cuadrantes. Puedes alterar significativamente el tamaño de los cuatro cuadrantes dentro de la matriz de tiempo.La matriz se divide en los siguientes cuatro cuadrantes:

El cuadrante de las necesidades: tareas reactivas que hay que hacer, a menudo en el último momento. El tiempo que se pasa en este cuadrante no puede evitarse, pero puede reducirse considerablemente si se está dispuesto a pasar más tiempo en él.

Cuanto más se amplíe este cuadrante, más se reducirán los otros tres, sobre todo las “pseudoemergencias” que nunca deberían haberse convertido en tales.    Una forma útil de evaluar lo que importa se explica en la teoría del tarro de pepinillos.Ejemplos de ello son el mantenimiento y la creación de relaciones, el ejercicio regular, la alimentación sana o el aprendizaje de nuevas habilidades…

Cuadrante de necesidad

Stephanie es una gran trabajadora cuando se trata de sus responsabilidades profesionales. Se esfuerza al máximo durante el día y se asegura de hacer lo que se espera de ella, a menudo más. Llegar tarde al trabajo, pasar la noche en vela, faltar a las obligaciones personales por los compromisos profesionales es una experiencia demasiado común para ella.

Y todos los compromisos familiares importantes a los que ha faltado son una historia completamente diferente por sí misma. Pero todo esto está pasando factura a su salud (tanto mental como física) y a su productividad.

Dicho esto, probablemente esté pensando que no es tan difícil después de todo. Se equivoca y tiene razón al mismo tiempo. Equivocada en el sentido de que si crees que hacer una lista de tareas al azar va a hacer maravillas contigo, funcionará, pero no de forma alucinante.

La Matriz de Eisenhower es un método para priorizar tus tareas en función de su urgencia. Ayuda a determinar las actividades que son importantes y las que no merecen tu atención en absoluto.  El creador de la famosa Matriz Eisenhower es Dwight D. Eisenhower.

4 cuadrantes de ejemplos de gestión del tiempo

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¿Sueles tener tu lista de “cosas por hacer” bien planificada para el día siguiente sólo para llegar a tu trabajo de asistente personal y descubrir que tu jefe te ha enviado un correo electrónico con una plétora de nuevas tareas que deben realizarse hoy? ¿Esto desbarata tu día y te encuentras al final con una lista de “cosas por hacer” aún más larga?

No se preocupe: ¡tenemos la respuesta! Aprenda a identificar las tareas en términos de lo que es importante frente a lo que es urgente y planifique su día en consecuencia para asegurarse de que sigue en el camino de alcanzar sus objetivos profesionales.

Si crees que cada día te dedicas a combatir una nueva lista de cosas por hacer, clasifica tus tareas según la matriz “urgente-importante” que utilizaba Eisenhower para identificar las tareas a las que dedicaba su tiempo.

Apostaríamos por que la mayor parte de la jornada de un asistente social ocupado se dedica al cuadrante 3, a tareas urgentes pero sin importancia. Vamos a explicar los cuatro cuadrantes para que puedas empezar a identificar tu propia lista de tareas en términos de importancia y urgencia.

Ejemplos de actividades del cuadrante 2

Recientemente realicé una sesión de autogestión con un grupo de mandos intermedios que tenían verdaderos problemas para priorizar y planificar y que libraban una batalla constante contra el fuego y eran reactivos con muy poco tiempo para las tareas proactivas. Les presenté el hábito número 3 de Stephen Covey (Los siete hábitos de la gente altamente efectiva): Poner lo primero en primer lugar y su Matriz de Gestión del Tiempo, un concepto que promueve el uso de cuatro cuadrantes para determinar las tareas que “necesitas” hacer y decidir qué debe ser prioritario.

Covey cree que cuanto más tiempo se dedique a hacer cosas en el cuadrante 2, mejor será la gestión y el establecimiento de prioridades. También sugiere que la mayoría de la gente pasa demasiado tiempo haciendo tareas en la Q1 y la Q3 y vive constantemente de plazo en plazo y “apagando incendios” en lugar de trabajar en ser proactivo y “prevenir incendios”.

Tras nuestra sesión, estos directivos trazaron sus tareas en su propia matriz de gestión del tiempo y se centraron en aumentar la Q2, reducir la Q1 y eliminar la Q3 y la Q4, con el resultado final de una planificación centrada en la prevención de estos incendios… ¡les está funcionando!

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